آلية سير العمل في شؤون الخريجين
1- استخراج الشهادات والتوثيق:
- إصدار الشهادات المؤقتة للخريجين بناءً على نتائج التخرج المسجلة.
- استخراج بيان التقديرات التفصيلي للخريجين باللغتين العربية والإنجليزية.
- تسليم الشهادات الأصلية بعد التأكد من هوية الطالب أو بموجب توكيل رسمي.
- تحرير براءات الخريجين بعد مراجعة ملفات الطلاب واعتمادها من الجامعة.
- إعداد القرار الوزاري الخاص بمنح الدرجة العلمية وإرساله للاعتماد الرسمي.
- مخاطبة السفارات والجهات الخارجية للتحقق من صحة الشهادات عند الطلب.
2- تعديل البيانات للخريجين:
- معالجة تعديلات النتائج الخاصة بالخريجين وفقًا للحالات المعتمدة.
- تعديل الأسماء الشخصية للخريجين بناءً على المستندات الرسمية المقدمة.
3- متابعة الخريجين وسوق العمل:
- ترشيح الخريجين لفرص العمل بالشركات والمؤسسات بناءً على الطلبات الواردة وموافقة عميد الكلية.
- إعداد إحصائيات دورية عن أعداد الخريجين وتخصصاتهم وإرسالها للجهات المختصة.
4- إدارة الرسوم والمتطلبات المالية:
- إعداد بيان بالرسوم المحصلة من طلبات استخراج الشهادات وإرسالها للإدارة المالية بالجامعة.
- تسجيل جميع المتحصلات المالية في سجلات رسمية لضمان الشفافية والمراجعة الدورية.
إجراءات استخراج الشهادات:
1- شهادة النجاح وبيان التقديرات:
- تقديم طلب من الخريج أو أحد أقاربه من الدرجة الأولى أو بموجب توكيل رسمي.
- إصدار إذن دفع بالرسوم وسدادها بالخزينة.
- استخراج الشهادة أو بيان التقديرات من السجلات الرسمية للكلية.
- تسليم المستند بعد التحقق من شخصية المستلم، مع الاحتفاظ بنسخة للرجوع إليها عند الحاجة.
2- الشهادة الأصلية:
- تسليم الشهادة للخريج شخصيًا أو لمن ينوب عنه بموجب توكيل رسمي.
- تسجيل استلام الشهادة في السجل الخاص وتوقيع المستلم.
3- براءات الخريجين:
- استخراج البيانات الأساسية لكل خريج من الملفات الرسمية بدقة.
- إرسال البيانات إلى إدارة شؤون التعليم والطلاب بالجامعة لإعداد الشهادات الأصلية.
- تشمل البيانات:
- الاسم واللقب، اسم الوالد
- الجنسية، محل الميلاد، تاريخ الميلاد
- التقدير العام
تحسين كفاءة العمل:
- أتمتة عملية استخراج الشهادات لتسهيل الإجراءات وتقليل زمن الإنجاز.
- إتاحة التحقق الإلكتروني من صحة الشهادات للجهات الرسمية والسفارات.
- توفير خدمة طلب الشهادات إلكترونيًا مع إمكانية التوصيل عبر البريد السريع.
- توسيع نطاق التواصل مع جهات التوظيف لتوفير فرص عمل أفضل للخريجين.
تسعى إدارة شؤون الخريجين إلى تقديم خدمات سريعة وموثوقة، وضمان دقة بيانات الخريجين بما يحقق أعلى معايير الجودة والشفافية.
